Vai varat iedomāties situāciju, kad aicināts un noteiktajā laikā jūs ierodaties viesībās, bet namamāte nosēdina jūs koridorā, pati aizskrien apspriesties ar kaimiņiem, kam seko gājiens uz tuvējo veikalu, lai sarūpētu svētku cienastu. Bet jūs tikmēr sēžat koridorā un mulsi uzsmaidāt garāmejošiem mājiniekiem.

Izklausās gana absurdi, tomēr aptuveni šādi varētu justies tie darbinieki, kuri savā pirmajā darba dienā jaunajā vietā nejūtas gaidīti. Joprojām ir pārsteidzoši daudz darba devēju, kuri šim jautājumam nepievērš pietiekamu vērību. Sekas – sabojāts tik svarīgais pirmais iespaids un pat iespējams darba uzteikums. Jo darbinieks jau no pirmā mirkļa jūt, ka nav ne gaidīts, ne novērtēts.

Iespējams, liela daļa no šeit (zemāk) apkopotā jūsu uzņēmumā ir jau ierasta prakse. Ja tā, no sirds priecājamies.

Rekomendācijas veiksmīgam sākumam:

Iepazīšanās

Patiesībā pirmā darba diena sākas krietni agrāk – ar savstarpēju iepazīšanos. Vismaz dienu iepriekš informāciju par jauno darbinieku vajadzētu saņemt kolēģiem (tiešie kolēģi vai visi uzņēmuma darbinieki, ja ir izveidota ērta iekšējās komunikācijas sistēma): vārds, uzvārds, nodaļa, amats un pamata darba uzdevumi, sadarbības līmeņi (darbinieki, ar kuriem paredzama ikdienas sadarbība), darba uzsākšanas datums, kontaktinformācija.

Tāpat dienu iepriekš sirsnīgu “Laipni lūdzam!” ziņu saņem jaunais darbinieks. Ja tas nav detalizēti izrunāts interviju laikā, noteikti iekļaujama informācija par auto novietošanas iespēju, iekļūšanu uzņēmumā (durvju kods, dokuments caurlaidei) u.tml.

Laiks 

Ideāls laiks – diena, kad tiešajam vadītājam vai pirmās dienas mentoram nav ieplānotas sapulces un tikšanās. Tāpat vēlams, lai jaunais darbinieks ierodas mazliet pēc ierastā darba laika sākuma, piemēram, uz plkst. 9.20, kad norimusi rīta burzma.

Jauno darbinieku sagaida tiešais vadītājs, personāla speciālists vai cits atbildīgais, kas palīdz iekārtoties (svarīgas ir arī tādas detaļas, kā virsdrēbju un somas novietošana, atvēlēts laiks labierīcībām un norādes virtuvē), iepazīstina ar kolēģiem, darba vidi un darba režīmu, piemēram, informācija par pusdienu un kafijas pauzēm, vietu smēķēšanai u.c.

Plānošana

Viena no svarīgākajām sadaļām, kuru vadītāji mēdz aizmirst. Ļoti svarīgi iepriekš izstrādāt detalizētu plānu un izvirzīt mērķus pirmajai darba dienai, pirmajai nedēļai un, atkarībā no amata specifikas, pirmajiem trim mēnešiem un ilgāk.

Pirmajā sarunā ar tiešo vadītāju vai dienas mentoru dienas plāns tiek pārrunāts ar jauno darbinieku. Tāpat sarunā iekļaujama padziļināta iepazīšanās ar uzņēmumu, tā vēsturi, struktūru, mērķiem, tradīcijām – kas nav izrunāts pārrunu procesā iepriekš.

Ievadīšana uzņēmumā

Pirmās dienas vai nedēļas plānā metodiski iekļaujamas tikšanās ar katru no kolēģiem, ar kuriem uzņēmumā plānota sadarbība. Tikšanās laikā katrs darbinieks pastāsta par sevi, saviem pienākumiem, darba režīmu, un notiek vienošanās par abām pusēm ērtāko sadarbības formātu. Iepriekš ir vērts sniegt norādes darbiniekiem, kāda informācija būtu pārrunājama, lai nepiemirstu būtisko.

Neaizmirstam arī par kopīgām pusdienām ar vadītāju un/ vai kolēģiem!

Dienas noslēguma pārrunas

Aptuveni stundu pirms darba laika beigām paredzama dienas noslēguma saruna ar tiešo vadītāju. Aplūkojamie jautājumi: kas no ieplānotā ir izdarīts, kas tiek atlikts uz nākamo dienu, ar kādām grūtībām saskāries darbinieks, kādi jautājumi vēl jāsakārto, kādi papildu materiāli nepieciešami utt.

Ne vēlāk kā otrajā dienā ieplānojama tiešā vadītāja saruna par darbinieka plānu turpmākajiem periodiem (atkarībā no pozīcijas – viena nedēļa, mēnesis, 3 mēneši un/ vai gads). Kaut arī parasti šī saruna notiek pirms darba uzsākšanas, to der atkārtot. Iekļaujamie jautājumi: darba uzdevumi, sasniedzamie mērķi (konkrēti rādītāji definētā laika periodā), darba snieguma rādītāji, pēc kuriem tiks novērtēta kvalitāte (KPI), nepieciešamās apmācības, un atbalsts, ko var sniegt vadītājs u.c. darbinieki.

Atgriezeniskā saite

Jaunam darbiniekam atgriezeniskā saite nepieciešama biežāk nekā ilggadīgiem darbiniekiem. Sākotnēji – pēc katra veiktā uzdevuma.

Interesanta ideja, ko praktizē kādā no uzņēmumiem, ir dāvaniņas pasniegšana jaunajam darbiniekam pirmās dienas noslēgumā ar vēlējumu nodot to cilvēkam, kas palīdzējis pieņemt lēmumu par šo darbavietu. Dziļi simbolisks vēstījums par spēju pateikt “paldies!”

BIEŽĀKĀS KĻŪDAS:

• Haotiska, vispār vai līdz galam nesaplānota pirmā darba diena un pirmā nedēļa.
• Ilgstoša gaidīšana. Visbiežāk tas notiek no rīta, kad darbinieks ierodas laicīgi, bet vadītājs “sēž” sastrēgumā un neviens cits nav informēts. Galu galā pirmā stunda paiet, jaunajam darbiniekam gaidot sapulču telpā. Otra gaidīšana parasti notiek, kad izrādās – darba vieta ir sakārtota, bet nav pārbaudīta funkcionalitāte. Attiecīgi sākas izmisīga tehnisko speciālistu meklēšana, paroļu uzstādīšana utt.
• Darbinieki nav iepriekš informēti par jauno kolēģi, nezina vārdu, amatu, atbildības jomas, plānoto sadarbību.
• Arī jaunais darbinieks netiek iepazīstināts ar kolēģiem vai arī tas notiek pavirši, virspusīgi.
• Tiešais vadītājs pilnvērtīgi nevelta laiku jaunajam darbiniekam.
• Jaunajam darbiniekam tiek uzticēts apjomīgs uzdevums, piemēram, “iepazīties” ar uzņēmumu – izlasīt visus iespējamos normatīvus, ētikas grāmatas (dokumentu un mapju kaudze). Ja arī informācija ir svarīga, to vēlams dozēt, dot pakāpeniski un kombinēt ar citiem uzdevumiem.
• Atstāšana novārtā.

Apvienojot patīkamo ar nepieciešamo

Pirmās dienas apsveikuma kartīte, kūka, baloni u.c. lietas ir patīkamas un arīdzan svarīgas, tomēr otršķirīgas. Primāra tomēr ir saplānota, sakārtota, rimta darba diena un draudzīgi, atbalstoši kolēģi. Lai jūsu uzņēmumā laimīgas pirmās darbadienas!

Ja nepieciešams atbalsts jaunā darbinieka piesaistei, aicinām sazināties ar savu CVO Recruitment konsultanti (info@cvor.lv).