Personāla vadības un sabiedrisko attiecību profesionāļi iesaka pie iekšējās komunikācijas jautājumiem domāt un strādāt  jebkuram uzņēmumam (vai institūcijai), neatkarīgi no darbinieku skaita, organizācijas darbības formas vai citiem faktoriem. Jo tā ir organizācijas kultūras veidošana un vispusīgas domu apmaiņas nodrošināšana. Komunikācijas praktiska realizācija (forma un veids) ir pakārtots, tehniskas dabas jautājums. Varam izmantot online vidi: kopīgu Skype sarunu nelielā komandā vai iekšējā interneta diskusiju paneli lielā organizācijā, tāpat dažāda veida drukātus materiālus kā darbinieku avīze u.c. Varam izmantot klātienes tikšanās kā sapulces, forumi un prāta vētras, un formālus un neformālus pasākumus.

Ivars Svilāns: “Šobrīd komunikācija no centriski orientētas transformējas uz tādu kā žoga sietam līdzīgu veidojumu, „daudzpolāru pasauli”. Komunikācija organizācijā vairs nav tikai rīkojumu vai informācijas nodošana vienā un atgriezeniskā saite otrā virzienā, bet gan domu un ideju apmaiņa visos virzienos un dimensijās.” *  

Kādiem mērķiem kalpo iekšējā komunikācija?

Kā ikkatrai uzņēmuma/ institūcijas funkcijai, arī iekšējai komunikācijai jākalpo efektīvam un vienotam darbam uzņēmumā izvirzīto mērķu sasniegšanai:

• personāla iesaistīšanai (engagement) uzņēmumā un lojalitātes veidošanai, kas ir viens no nozīmīgiem personālvadības profesionāļu izaicinājumiem mūsdienās;
• jaunu darbinieku piesaistei un iesaistīšanai uzņēmumā;
• personāla attīstībai, profesionālajai pilnveidei; iekšējā komunikācija var palīdzēt gan noderīgas informācijas izplatīšanai, gan, lai saprastu, kādas apmācības darbiniekiem nepieciešamas, gan, lai kolēģi varētu dalīties savā profesionālajā pieredzē;
• efektīvas sadarbības veicināšanai starp kolēģiem un nodaļām, tādējādi novēršot darbību atkārtošanos;
• ātrai un atvērtai uzņēmuma informācijas, vadības lēmumu un pārmaiņu ziņojumu izplatīšanai;
• inovāciju un jaunu ideju attīstībai uzņēmumā;
• lēmumu pieņemšanai; ja darbinieki skaidri zina uzņēmuma vērtības, mērķus un darba principus, kā arī viņam ērti atrodami un pieejami uzņēmuma materiāli un vadlīnijas, atbilstošus lēmumus pieņemt ir daudz vieglāk;
• konfliktsituāciju, intrigu un baumu novēršanai uzņēmumā; parasti šādas situācijas rodas nepilnīgas iekšējās komunikācijas rezultātā, kad darbiniekiem nav skaidri vadības lēmumi vai kolēģu atbildība – procesi uzņēmumā nav gana caurspīdīgi;
• produktu testiem un atsauksmju apkopošanai;
• mārketinga un ārējo sabiedrisko attiecību aktivitāšu atbalstam;
• krīzes situācijās kā operatīvs un patiess informācijas nesējs un atbalsts; īpaši sarežģītas situācijas ir negatīvu ziņu sniegšana un skaidrošana, kur iekšējai komunikācijai ir īpaša nozīme.

CVO Recruitment pieredze: Kāda atlases projekta ietvaros uzrunājām potenciālo kandidātu no Latvijā labi pazīstama uzņēmuma. Tā kā uzņēmums bija nonācis sarežģītā situācijā tā vadības darbību dēļ, sagaidījām, ka kandidāts uzreiz atsauksies jaunam karjeras piedāvājumam. Pārsteidzošā kārtā saņēmām šī profesionāļa atteikumu, ko viņš pamatoja ar vēlmi palikt uzņēmumā un palīdzēt krīzes situācijas pārvarēšanā. P.S. Minētajā kompānijā ir skaidri definētas vērtības un lieliski izveidota un uzturēta uzņēmuma kultūra, kas palīdz veidot lojālu komandu un izturēt arī šādas – krīzes situācijas.

Iekšējai komunikācijai ir nozīmīga loma jaunu darbinieku piesaistes un personāla iesaistīšanas procesos, tai jāsniedz atbildes uz visa veida jautājumiem, kas būtiski efektīvā ikdienas darbā. Sākot no skaidri definētiem un zināmiem sava darba uzdevumiem un sagaidāmajiem rezultātiem līdz pat atbildēm uz tik praktiskiem jautājumiem par to, kā un kur iesniegt atvaļinājuma pieprasījumu. To, vai iekšējā komunikācija mūsu uznēmumā ir īstenota efektīvi, varam novērtēt, sadzirdot darbinieku atbildes uz trim pamatjautājumiem: **

• Kurp dodas uzņēmums – kādi ir tā mērķi?

Kaut uzņēmuma vadībai šāds jautājums varētu šķist pašsaprotams un gauži vienkārši atbildāms, der lieku reizi pārliecināties, vai par organizācijas mērķiem zina arī visa komanda. Ir tikai dabiski , ja darbinieks vēlas izprast situāciju un iespējamās pārmaiņas organizācijā, kas laika gaitā var ietekmēt arī viņa karjeru. Tāpat skaidri definēti kopīgie mērķi palīdz pieņemt pareizu lēmumu savā atbildības jomā uzņēmumā. Ja šo informāciju par nākotnes perspektīvi nesniedz uzņēmumā, darbinieki veido savu interpretāciju vai meklē ārējus ziņu avotus, kas ne vienmēr ir patiesi.

• Kāda ir mana (darbinieka) loma uzņēmumā?

Līdzīgi kā maza bērna visbiežāk uzdotie jautājumi sākas ar „kāpēc?”, arī jaunam darbiniekam, pievienojoties uzņēmumam, parasti ir līdzīgi jautājumi par savu lomu uzņēmumā un „ kas, ko un kā man jādara, kādu rezultātu, ko no manis sagaida un kāpēc es vispār šeit esmu?”. Lai katrs darbinieks zinātu, kā viņš ar savu darbu palīdz organizācijas mērķu sasniegšanā. Kā rāda pieredze un pētījumi, darbinieku apmierinātībai un iesaistīšanai nozīmīga ir apziņa par savu pienesumu un sasniegto.

• Ko varu sagaidīt nākotnē?

Vai darbinieki spēj atbildēt organizācijas kontekstā – kā uzņēmumam attīstoties, es tajā varu veidot savu nākotni? Kāda ir uzņēmuma nākotne un mana vieta tajā? Komunikācija ir sadarbības pamatā. Tā veido uzticību, novērš neziņu un neskaidrību, paaugstina ražīgumu un saliedē komandu. Iespējams, viena no nozīmīgākajām iekšējās komunikācijas funkcijām ir darbinieku iesaistīšana lēmumu pieņemšanā un sava viedokļa un ideju paušana, kam arī jāparedz vieta iekšējās komunikācijas stratēģijā. Lai darbinieks jūtas sadzirdēts, novērtēts un savās vērtībās vienots ar uzņēmumu kopumā!  

 *Paldies Ivaram Svilānam, «Swedbank» komunikācijas vadītājam Latvijā (2013.g.), par atbalstu raksta tapšanā.

** Materiālā izmantota informācija no HumanCapitalAdviser.com Šī raksta pilnu versiju lasiet izdevniecības «Dienas Bizness» izdotajā «Personāla vadības rokasgrāmatā».